Prezydent nie podpisze protokołu

Prezydent Kołobrzegu Anna Mieczkowska składa wyjaśnienia, ale protokołu Komisji Rewizyjnej nie podpisze. Chodzi o kontrolę spisu wyborców prowadzoną przez radnych.

Kołobrzeg, 20 lutego 2019 r.

Pan Kamil Barwinek

Przewodniczący Zespołu Kontrolnego

Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Kołobrzeg

                                

Wyjaśniania Prezydenta Miasta Kołobrzeg (kontrolowanego) do protokołu z dnia 06 lutego 2019 r. Komisji Rewizyjnej z kontroli problemowej wydanych decyzji o wpisie bądź odmowie wpisu do rejestru wyborców pod kątem zgodności z przepisami kodeksu wyborczego oraz rozporządzeniem w sprawie spisu wyborców

Rada Miasta Kołobrzeg w uchwale w sprawie planu pracy Komisji Rewizyjnej na 2019 r. zleciła Komisji Rewizyjnej przeprowadzenie kontroli problemowej wydanych decyzji o wpisie bądź odmowie wpisu do rejestru wyborców pod kątem zgodności z przepisami kodeksu wyborczego oraz rozporządzeniem w sprawie spisu wyborców. Powyższa kontrola była prowadzona w terminie od 21 stycznia do 06 lutego 2019 r. przez 2 - osobowy zespół kontrolny w składzie: p. Kamil Barwinek oraz p. Maciej Bejnarowicz.

W protokole wskazano, że sprawy związane z procedurą wpisu do rejestru wyborców regulują zapisy art. 19 i 20 Kodeksu Wyborczego. Zacytowano brzmienie art. 20 § 2 ustawy, który stanowi, iż wójt przed wydaniem decyzji jest zobowiązany sprawdzić, czy osoba wnosząca wniosek o wpisanie do rejestru wyborców spełnia warunki stałego zamieszkania na obszarze danej gminy. Ustalono, iż zgodnie z procedurą, która nie jest sformalizowana zarządzeniem Prezydenta, wydanie decyzji w poprzedzone jest wizją lokalną w miejscu wskazanym przez wnioskodawcę jako miejsce stałego zamieszkania. Wizji lokalnej dokonują pracownicy Wydziału Obywatelskiego, w szczególnych przypadkach wspomagani są przez pracowników innych komórek np. Straż Miejską.

W treści protokołu zawarto adnotację, że Zespół kontrolny ustalił, że 17 przypadkach nie przeprowadzono wizji lokalnej potwierdzającej fakt stałego zamieszkania osób wnioskujących o wpisanie się do rejestru wyborców. Jednocześnie stwierdzono, że osoby te dopisano do spisu wyborców na podstawie odręcznej adnotacji Sekretarza Miasta. W 5 przypadkach do spisu wyborców dopisano osoby pomimo tego, że w czasie wizji lokalnej świadkowie nie potwierdzili zamieszkiwania osób dopisanych pod wskazanym we wniosku adresu lub nikogo pod wskazanym adresem nie zastano. Ustalono, że w jednym przypadku pomimo braku potwierdzenia zamieszkania pod wskazanym adresem, osoba została dopisana do rejestru. Zwrócono uwagę, że w 19 przypadkach mógł występować zbieżny charakter pisma osoby wypełniającej wniosek o wpisanie do spisu wyborców. W jednej sprawie w dniu 26 października 2018 r. wpisano do spisu wyborców mężczyznę, który został powołany w skład Gminnej Komisji Wyborczej w Gminie Grzybowo. Zacytowano tu brzmienie art. 178 § 2 kodeksu wyborczego, zgodnie z którym w skład terytorialnej komisji wyborczej wchodzi od 7 do 9 osób stale zamieszkałych na obszarze działania danej rady.

Na podstawie § 75.1 odmawiam podpisania protokołu Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Kołobrzeg i składam następujące wyjaśnienia.

Po pierwsze, z nieukrywanym zdziwieniem odnotowuję fakt, iż Zespół Kontrolny a w następnej kolejności Komisja Rewizyjna nie odnotowała wpływu pisma Komisarza Wyborczego w Koszalinie II p. Piotra Boguszewskiego wskazującego, iż zgodnie z art. 18 Kodeksu wyborczego rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. Nie ulega zatem wątpliwości, że w aktualnym stanie prawnym sprawy dotyczące tego rejestru są sprawami z zakresu administracji rządowej, przekazanymi do realizacji gminie w ramach zadań zleconych. Wobec powyższego wskazać należy, zgodnie z art. 167 1 pkt 5 Kodeksu wyborczego kontrolowanie prawidłowości sporządzania spisów wyborców należy do wyłącznej kompetencji Komisarza Wyborczego. Merytoryczna kontrola ujęcia określonych osób w rejestrze może być weryfikowana jedynie na drodze postępowania reklamacyjnego (opisanego w art. 22 Kodeksu wyborczego) prowadzonego przez Prezydenta Miasta. Organem nadzorczym w tym zakresie jest jednak wojewoda (szerzej: postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 grudnia 2017 roku w sprawie I OW 202/17).

Komisarz wyborczy wskazał w swoim piśmie, że komisja rewizyjna powołana w trybie art. 18a ustawy z 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym posiada uprawnienia kontrolne wyłącznie w ramach Rady Miasta, a zatem w ramach zadań własnych gminy. Pogląd taki podzielił także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w postanowieniu z 24 maja 2013 roku w sprawie II SWOI 274/13. Reasumując, zdaniem Komisarza Wyborczego w Koszalinie II kontrola rejestru wyborców prowadzona przez członków Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Kołobrzeg w oparciu o uchwałę nr 111.132/2019 będzie nielegalna. Stanowisko – na prośbę Prezydent Miasta Kołobrzeg – zajął również Wojewoda Zachodniopomorski, nie stwierdzając podstaw do unieważnienia uchwały Rady Miasta Kołobrzeg dotyczącej prowadzenia kontroli problemowej dotyczącej wydanych decyzji o wpisie bądź odmowie wpisu do rejestru wyborców pod kątem zgodności z przepisami kodeksu wyborczego.

W ocenie Prezydent Miasta Kołobrzeg, protokół z kontroli jest niezgodny z § 68 ust. 1 Statutu, gdyż naruszono zasadę bezstronnego i rzetelnego ustalanie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego podmiotu, rzetelnego jego udokumentowania i ocenę kontrolowanej działalności według kryterium określonego w § 63 Statutu. Brak przywołania w protokole Komisji Rewizyjnej tak istotnych dokumentów jak stanowiska Komisarza Wyborczego oraz Wojewody Zachodniopomorskiego uniemożliwiają obiektywną ocenę przez radnych, w czasie zatwierdzania sprawozdania Komisji Rewizyjnej przez Radę Miasta Kołobrzeg w trybie § 74 ust. 3 Statutu.

Po drugie, należy zwrócić uwagę na zakres kontroli, który obejmował kontrolę decyzji o wpisie bądź odmowie wpisu do rejestru wyborców pod kątem zgodności z przepisami kodeksu wyborczego oraz rozporządzeniem w sprawie spisu wyborców. W protokole zawarte jest odniesienie do art. 20 § 2 kodeksu wyborczego dotyczącego uprzedniego sprawdzenia stałego zamieszkiwania na terenie danej gminy osoby ubiegającej się o wpis. Przepis ten jednak nie precyzuje w jakiej formie to sprawdzenie powinno nastąpić. Biorąc pod uwagę krótki termin na wydanie decyzji o wpisaniu lub o odmowie wpisania do rejestru wyborców osoby, wynoszący wówczas 3 dni od dnia wniesienia wniosku (od 13 lutego 2019 r. termin ten wynosi 5 dni) „sprawdzenie” może nastąpić w różnych formach, nie tylko poprzez wizję lokalną, ale również przez każde inne postępowanie pracowników Urzędu Miasta zajmujących się obsługą wyborów, mogących potwierdzić fakt zamieszkiwania wnioskodawcy na terenie Miasta Kołobrzeg.

Na tle takiego sposobu postępowania zespół kontrolny stwierdził, że w 19 przypadkach takiej weryfikacji dokonała Sekretarz Miasta. Powyższe stwierdzenie nie rozstrzyga czy w ocenie Komisji Rewizyjnej taki sposób postępowania jest prawidłowy czy tez Zespół Kontrolny, a następnie Komisja Rewizyjna uznaje go za nieprawidłowy. Prezydent Miasta Kołobrzeg, biorąc pod uwagę § 74 ust 1 pkt 6 Statutu nie może zaakceptować treści protokołu, który nie określa czy postępowanie jest prawidłowe czy też nieprawidłowe. W ocenie Prezydent Miasta każdorazowo w protokole należy wskazać czy doszło do naruszenia konkretnych przepisów ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy lub Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie spisu wyborców. Ustalenia zespołu kontrolnego zmierzają w kierunku badania zgodności z prawem decyzji o wpisaniu do rejestru wyborców, a zatem czy każdorazowo przed wydaniem decyzji został zachowany tryb z art. 20 § 2 ustawy Kodeks wyborczy polegający na obowiązku sprawdzenia, czy osoba wnosząca wniosek o wpisanie do rejestru wyborców spełnia warunki stałego zamieszkania na obszarze danej gminy.

Oczywiście istniała również możliwość przedstawienia Radzie Miasta wniosku, aby przygotować i sformalizować szczegółowe procedury w tym zakresie, ale również i takie wnioski nie zostały zawarte.

W tym kontekście Prezydent Miasta Kołobrzeg zwraca uwagę również na fakt, iż istotne w tym zakresie były wyjaśnienia Sekretarz Miasta, które zostały złożone, a Zespół Kontrolny nie odniósł się do nich w protokole. Odnosząc się szczegółowo do tego zagadnienia, przed zakończeniem kontroli w dniu 4 lutego 2019 r. zwrócono się do Sekretarz Miasta o wyjaśnienia dotyczące przedmiotowej kontroli. Wyjaśnienia wpłynęły na piśmie w dniu 7 lutego 2019 r., gdy tymczasem protokół z kontroli złożono w Biurze Rady Miasta w dniu 6 lutego 2019 r. Z informacji przekazanych przez Sekretarz Miasta wynika, że wyraźnie informowała Przewodniczącego Zespołu Kontrolnego o dacie złożenia swoich odpowiedzi, a w książce kontroli Urzędu Miasta Przewodniczący zespołu kontrolnego wpisał dzień 8 lutego 2019 r. jako dzień zakończenia kontroli.

Po trzecie, odnośnie stwierdzenia przypadków zbieżnego charakteru pisma osoby wypełniającej wniosek należy przede wszystkim zbadać, czy podpis pod wnioskiem należy do wnioskodawcy oraz to czy osoba ta miała rzeczywiście taką wolę. W ocenie Prezydenta Miasta Kołobrzeg takie ustalenia przekraczają możliwości zespołu kontrolnego, bo musiałoby się wiązać z badaniami grafologicznymi bądź składaniem w tej sprawie wyjaśnień przez samych zainteresowanych. Takie czynności nie były wykonywane, a z całą pewnością w protokole nie poczyniono o tym żadnej wzmianki.

Ponadto, zastanawiającym wydaje się być fakt pominięcia kontroli w zakresie Art. 18 § 8 ustawy Kodeks wyborczy: „Wyborcy będący obywatelami polskimi, zameldowani na obszarze gminy na pobyt stały są wpisywani do rejestru wyborców z urzędu”, umożliwiającego dopisanie do rejestru wyborców na podstawie czynności materialno-technicznej, nie wymagającej przeprowadzenia jakichkolwiek czynności kontrolnych.

Po czwarte, należy zwrócić uwagę, że w protokole powołano się na art. 178 § 2 kodeksu wyborczego w brzmieniu, które obowiązywało do 31 stycznia 2018 r. Po nowelizacji tego przepisu w skład terytorialnej komisji wyborczej wynosi 9 osób i nie jest uzależniony od stałego zamieszkania na obszarze działania danej rady lecz jest związany z posiadaniem biernego prawa wyborczego do Sejmu, a kandydaci są zgłaszani przez pełnomocników wyborczych reprezentujących komitety wyborcze. Tym samym ustalenia Zespołu Kontrolnego w tym zakresie są nieprawidłowe.

Po piąte, co nie może ujść uwadze Radnym Rady Miasta Kołobrzeg rozpatrujących wyjaśnienia Prezydenta Miasta Kołobrzeg, należy zgłosić wątpliwości prawne dotyczące naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Z treści Protokołu nr 3/2019 Komisji Rewizyjnej wynika, że z materiałami źródłowymi Zespołu Kontrolnego miał bezpośrednią możliwość zapoznać się Przewodniczący Rady Miasta Kołobrzeg. W konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Kołobrzeg ustalono, że udostępnienie dokumentacji zgormadzonej przez członków komisji rewizyjnej na etapie prowadzonej kontroli dla osób niebędących członkami zespołu kontrolnego, jak i członkami Komisji Rewizyjnej uznać należy za nieprawidłowe. Szczegółowe wyjaśnienie w tym zakresie złożył IOD, które zostają załączone do niniejszych wyjaśnień.

Na uwadze należy mieć również zapisy § 60 ust. 2 Statutu Rady Miasta Kołobrzeg, który precyzuje, że „w skład Komisji Rewizyjnej nie mogą być powołani radni pełniący funkcje Przewodniczącego oraz Wiceprzewodniczącego”. Udostępnienie dokumentów w trakcie prowadzonych czynności dla osób spoza Komisji Rewizyjnej może negatywnie wpływać na rzetelne, obiektywne i samodzielne formułowanie wniosków przez członków komisji rewizyjnej, tym samym może naruszać § 68 ust. 1 Statutu z którego wynika, że „postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalanie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego podmiotu, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę kontrolowanej działalności według kryterium określonego w § 63”.

Co więcej, z wypowiedzi Pana Jacka Wożniaka, zarówno medialnych jak i podczas posiedzenia Komisji Rewizyjnej w dniu 13 stycznia 2019 r., jasno wynika, że brał on udział w czynnościach kontrolnych zespołu kontrolnego Komisji Rewizyjnej, co stanowi jawne naruszenie wyżej przytoczonych zapisów Statutu Miasta Kołobrzeg.

W ocenie IOD udostępnienie danych osobowych przez członków Zespołu Kontrolnego/Komisji Rewizyjnej innym osobom powoduje, że utracone zostają takie atrybuty, jak celowość, przejrzystość i co ważne rozliczalność przetwarzania danych. Podkreślenia wymaga, że każdy radny ma możliwość skorzystania z uprawnień kontrolnych wynikających z art. 24 ust. 2 ww. ustawy o samorządzie gminnym, niemniej jednak w tej konkretnej sprawie nikt spoza członków zespołu kontrolnego nie miał wglądu w te dane, jak również nikt nie żądał sporządzania jakichkolwiek kopii tych dokumentów.

Biorąc pod uwagę powyższe, z powodu podniesionych zastrzeżeń do treści ustaleń, przeprowadzonych i zgromadzonych w trakcie kontroli dowodów, odmawiam podpisania protokołu.